FUNGSI POAC DALAM ADMINISTRASI DOKUMEN DIVISI TATA USAHA PADA SMK PERSADA BAGIA INFORMATIKA

Abstract

Arsip memiliki peran yang sangat penting dalam menjaga kelancaran aktivitas organisasi sebagai sumber informasi dan tempat penyimpanan memori. Namun, ketidakcukupan apresiasi terhadap nilai arsip dapat menyebabkan masalah, yang membuat pencarian kembali arsip yang tersimpan menjadi semakin sulit. Kondisi ini menegaskan perlunya keberadaan tenaga profesional dan fasilitas yang memadai untuk mendukung proses pengarsipan, sehingga akan menghasilkan peningkatan dalam pengelolaan arsip secara keseluruhan. Dengan menerapkan manajemen arsip yang efisien arsip dapat ditemukan dengan mudah saat dibutuhkan dan tetap terjaga keotentikannya.Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif, yang secara sistematis menggambarkan fakta, objek, dan karakteristik objek yang diteliti dengan akurat. Data yang diperoleh dalam penelitian ini adalah mengenai Implementasi Manajemen Kearsipan untuk Peningkatan Efisiensi dalam Administrasi Tata Usaha SMK Persada Bagia Informatika. Teknik yang digunakan meliputi observasi, wawancara, dan dokumentasi. Analisis data dilakukan melalui pengumpulan, reduksi, penyajian, dan verifikasi data.Hasil penelitian menunjukkan bahwa SMK Persada Bagia Informatika Melinting telah berhasil melaksanakan tahap-tahap Manajemen Kearsipannya dengan baik. Penyusunan arsip dilakukan dalam dua tahap, yakni penyusunan surat masuk dan surat keluar. Penggunaan arsip dilakukan dengan mengelompokkan arsip menjadi aktif dan tidak aktif. Penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan kronologis. Pemeliharaan arsip dilakukan secara berkala, yaitu setiap hari, mingguan, dan triwulanan. Pemusnahan arsip dilakukan melalui proses pemeriksaan, seleksi, dan pembakaran.

Kata Kunci: Manajemen kearsipan, Peningkatan administrasi, Tata usaha sekolah.

Archives have a very important role in maintaining the smooth running of organizational activities as a source of information and memory storage. However, inadequate appreciation of the value of archives can cause problems, making the retrieval of stored archives increasingly difficult. This condition emphasizes the need for professional staff and adequate facilities to support the archiving process, so that it will result in improvements in overall archive management. By implementing efficient archive management, archives can be found easily when needed and their authenticity is maintained. This research uses a qualitative descriptive method, which systematically describes the facts, objects and characteristics of the objects studied accurately. The data obtained in this research is regarding the Implementation of Archives Management to Increase Efficiency in the Administrative Administration of Persada Bagia Informatics Vocational School. The techniques used include observation, interviews and documentation. Data analysis is carried out through data collection, reduction, presentation and verification. The results of the research show that Persada Bagia Informatika Melinting Vocational School has succeeded in implementing the stages of its Archives Management well. The preparation of archives is carried out in two stages, namely the preparation of incoming letters and outgoing letters. Archives are used by grouping archives into active and inactive. Archive storage is carried out using a chronological storage system. Archive maintenance is carried out periodically, namely every day, weekly and quarterly. Archives are destroyed through a process of inspection, selection and burning.

Keywords: Archive management, Improvement of administration, School administrasion